Regulamin korzystania z Akta CRM

REGULAMIN KORZYSTANIA Z AKTA CRM

1. Usługodawca i przeznaczenie usługi

Usługodawcą jest Yaraslau Lahinouski, osoba fizyczna, adres: ul. Jerzego Holzera 6, 02-972 Warszawa. „Akta CRM” jest nazwą usługi, a nie odrębną osobą prawną. Kontakt: [email protected].

Usługa jest przeznaczona dla kancelarii i firm korzystających z niej w związku z działalnością zawodową. Właściciel Przestrzeni oświadcza, że jest uprawniony do działania w imieniu wskazanej organizacji. Niniejsze postanowienie nie ogranicza praw konsumenta ani osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają jej taką ochronę.

Fakturę może wystawiać podmiot rozliczeniowy inny niż Usługodawca; jego dane oraz numer rachunku wskazuje każdorazowo faktura. Nie zmienia to strony umowy ani roli Usługodawcy jako podmiotu przetwarzającego, opisanej w DPA.

2. Definicje

- Przestrzeń Robocza — wydzielone środowisko pracy jednej organizacji w Akta CRM, obejmujące jej sprawy, klientów, dokumenty, użytkowników i ustawienia.

- Właściciel Przestrzeni — osoba, która utworzyła Przestrzeń Roboczą i działa w imieniu organizacji; strona umowy z Usługodawcą.

- Użytkownik Upoważniony — osoba zaproszona do Przestrzeni Roboczej, działająca w ramach powierzonych jej zadań.

- Tryb tylko do odczytu — stan Przestrzeni Roboczej, w którym można przeglądać i pobierać dane, ale nie można ich zmieniać ani dodawać.

- Okres bezpłatny — 30 dób od utworzenia Przestrzeni Roboczej, w których korzystanie z Akta CRM jest bezpłatne i nie wymaga zawarcia umowy odpłatnej. Bezpośrednio po nim Przestrzeń Robocza działa przez kolejne 30 dób w trybie tylko do odczytu zgodnie z rozdziałem 8; okres ten nie jest częścią Okresu bezpłatnego.

- Plan — zakres funkcji i limitów, w granicach których działa Przestrzeń Robocza po zawarciu umowy odpłatnej.

- Stanowisko — imienne, aktywne konto użytkownika w Przestrzeni Roboczej.

- Cennik — dokument określający ceny Planów i Dodatkowego miejsca, publikowany pod adresem aktacrm.com/cennik.

- Zamówienie — oferta Usługodawcy wskazująca Plan, liczbę Stanowisk, Dodatkowe miejsce, długość Okresu Abonamentowego i cenę.

- Okres Abonamentowy — opłacony z góry okres korzystania z Planu.

- Funkcje AI — funkcje Akta CRM korzystające z modelu językowego, opisane w rozdziale 10.

- Zapytanie AI — pojedyncze wywołanie modelu językowego zainicjowane przez użytkownika.

- Dodatkowe miejsce — dokupiony pakiet miejsca na dokumenty, powiększający limit wynikający z Planu.

3. Wymagania techniczne

Do korzystania z Akta CRM potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Safari albo Edge, włączona obsługa JavaScript, włączona obsługa plików cookies niezbędnych do utrzymania sesji oraz czynny adres e-mail.

Załączniki można dodawać w formatach PDF, JPEG i PNG. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku wynosi 15 MB.

Usługodawca nie zapewnia poprawnego działania w przeglądarkach, które nie są już wspierane przez ich producentów.

Ze świadczeniem usługi drogą elektroniczną wiążą się szczególne zagrożenia, o których Usługodawca informuje na podstawie art. 6 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Są to w szczególności: przejęcie danych logowania wskutek wiadomości podszywającej się pod Usługodawcę albo wskutek użycia tego samego hasła w innym serwisie, przejęcie czynnej sesji na urządzeniu, do którego mają dostęp osoby trzecie, złośliwe oprogramowanie i programy przechwytujące znaki wpisywane na klawiaturze, przechwycenie transmisji w niezaufanej sieci bezprzewodowej, a także niedostępność usługi wskutek awarii albo ataku wymierzonego w jej dostępność. Środki, którymi przeciwdziała im Usługodawca, opisuje Załącznik nr 2 do DPA. Po stronie użytkownika ryzyko ogranicza stosowanie unikalnego hasła, włączenie uwierzytelniania wieloskładnikowego, aktualne oprogramowanie urządzenia i przeglądarki, korzystanie z zaufanej sieci oraz niezwłoczne zgłoszenie podejrzenia przejęcia dostępu zgodnie z rozdziałem 6.

Na publicznych stronach Akta CRM — w tym na stronach Regulaminu, Cennika, DPA i informacji o prywatności — Usługodawca może wprowadzać do przeglądarki użytkownika oprogramowanie niebędące składnikiem treści usługi: Google Analytics i Meta Pixel. Funkcją Google Analytics jest zliczanie odsłon i zdarzeń na stronie oraz zapisanie i odczytanie w przeglądarce identyfikatora pomiarowego, a jego celem — pomiar ruchu na stronach informujących o usłudze. Funkcją Meta Pixel jest odnotowanie odwiedzin strony publicznej oraz zakończenia rejestracji Przestrzeni Roboczej jako zdarzenia, a jego celem — pomiar skuteczności działań reklamowych Usługodawcy. Oba narzędzia są ładowane wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika zgody i do czasu jej wyrażenia nie są pobierane ani uruchamiane; zgodę można w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość. Żadne z tych narzędzi nie otrzymuje danych spraw, klientów ani dokumentów przechowywanych w Przestrzeni Roboczej. Zasady przetwarzania danych osobowych związanych z tymi narzędziami opisuje informacja o prywatności.

4. Zawarcie umowy i role

Właściciel Przestrzeni składa elektroniczne oświadczenia wymagane w formularzu. Umowa zostaje zawarta dopiero po potwierdzeniu adresu e-mail i skutecznym utworzeniu Przestrzeni Roboczej przez serwer. Samo wysłanie formularza nie aktywuje Przestrzeni Roboczej.

Wraz z umową Właściciel Przestrzeni zawiera w imieniu organizacji umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (dalej: „DPA”). DPA jest zawierana elektronicznie przez zaznaczenie właściwego oświadczenia w formularzu rejestracji; art. 28 ust. 9 RODO dopuszcza formę elektroniczną. Treść DPA wraz z Załącznikiem nr 1 (podprocesorzy) i Załącznikiem nr 2 (środki techniczne i organizacyjne) jest udostępniana przed zaznaczeniem oświadczenia, doręczana w potwierdzeniu prawnym i publikowana pod adresami aktacrm.com/dpa, /dpa/annex-1 oraz /dpa/annex-2. W razie rozbieżności między Regulaminem a DPA w sprawach powierzenia przetwarzania rozstrzyga DPA.

Właściciel Przestrzeni jest stroną umowy i odpowiada za zaproszonych Użytkowników Upoważnionych. Użytkownik Upoważniony akceptuje dotyczące go zasady bezpiecznego i dozwolonego korzystania oraz zobowiązanie do zachowania poufności, lecz nie staje się właścicielem ani płatnikiem Przestrzeni Roboczej i nie zawiera DPA — stroną powierzenia jest organizacja.

5. Licencja i prawa

Na czas zgodnego z Regulaminem korzystania Usługodawca udziela ograniczonej, niewyłącznej, odwołalnej i nieprzenoszalnej licencji na używanie Akta CRM. Prawa do kodu, projektu, interfejsu, nazwy, dokumentacji i materiałów Akta CRM pozostają przy Usługodawcy lub właściwych licencjodawcach.

W granicach dozwolonych prawem zabronione są: odtwarzanie kodu źródłowego, obchodzenie zabezpieczeń, nieuprawnione testowanie podatności, automatyczne pozyskiwanie danych, zakłócanie działania usługi oraz używanie jej do naruszania praw osób trzecich. Zakaz automatycznego pozyskiwania danych nie obejmuje eksportu danych własnej Przestrzeni Roboczej ani automatycznego, w tym skryptowego, pobierania danych własnej Przestrzeni Roboczej przez uprawnionego użytkownika; do takiego pobrania uprawnia rozdział 15.

6. Konta i bezpieczeństwo

Każda osoba korzysta z indywidualnego konta. Zabronione jest przekazywanie hasła, sesji lub konta innej osobie. Użytkownik powinien stosować unikalne hasło o długości co najmniej 12 znaków, korzystać z menedżera haseł i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie przejęcia dostępu. Właściciel Przestrzeni odpowiada za prawidłowe nadawanie i odbieranie uprawnień zaproszonym użytkownikom.

Zabronione jest dostarczanie przez Właściciela Przestrzeni i Użytkowników Upoważnionych treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści naruszających przepisy prawa, prawa osób trzecich lub dobre obyczaje.

7. Dane rzeczywiste i role stron

W Przestrzeni Roboczej wolno prowadzić rzeczywiste sprawy klientów. Organizacja Właściciela Przestrzeni jest administratorem danych osobowych, które wprowadza do Przestrzeni Roboczej — swoich klientów, ich rodzin, pracodawców i innych osób, których dane są potrzebne do prowadzenia sprawy. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na udokumentowane polecenie administratora, w zakresie i celu opisanych w DPA.

Ze względu na charakter spraw cudzoziemców Przestrzeń Robocza może zawierać dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO. DPA obejmuje takie dane; środki bezpieczeństwa opisuje Załącznik nr 2.

Materiał prowadzony w Przestrzeni Roboczej jest objęty tajemnicą zawodową, której podlega organizacja Właściciela Przestrzeni — w szczególności tajemnicą adwokacką albo radcowską. Usługodawca przyjmuje to za punkt wyjścia i nie zapoznaje się z treścią akt poza przypadkami i zakresem opisanymi w § 8 ust. 2 DPA; nie rozstrzyga też, czy w konkretnym przypadku tajemnica obejmuje określone dane — ocena ta należy do organizacji Właściciela Przestrzeni. Zasady postępowania wobec żądań organów opisuje DPA: § 11a — wobec żądań kierowanych do Usługodawcy przez organy władzy publicznej Rzeczypospolitej Polskiej, a § 10a — wobec żądań organów państw trzecich kierowanych bezpośrednio do podprocesorów. Usługodawca nie zobowiązuje się w nich do odmowy wykonania żądania organu ani do wstrzymania wydania materiału, a niniejszy rozdział nie przyznaje w tej sprawie nic ponad to, co przyznaje DPA.

Administrator odpowiada za posiadanie podstawy prawnej przetwarzania, za wykonanie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane wprowadza, oraz za zgodność poleceń z prawem. Usługodawca nie ocenia tej podstawy i nie ma wglądu w zasadność prowadzenia konkretnej sprawy.

Do zapoznania się z możliwościami systemu służy narzędzie danych przykładowych dostępne w ustawieniach Przestrzeni Roboczej. Dodaje ono i usuwa oznaczone rekordy poglądowe i nie narusza danych rzeczywistych.

8. Okres bezpłatny

Okres bezpłatny trwa dokładnie 30 dób od utworzenia Przestrzeni Roboczej. Przez kolejne 30 dób Przestrzeń Robocza działa w trybie tylko do odczytu, który służy pobraniu danych. Po 60 dobach od utworzenia zawartość Przestrzeni Roboczej podlega zweryfikowanemu usunięciu zgodnie z opisanym procesem, chyba że wcześniej zostanie zawarta umowa odpłatna. Jeżeli przed upływem tego terminu Właściciel Przestrzeni zgłosi przeniesienie w trybie rozdziału 15, granica 60 dób nie uchybia terminom wynikającym z tego rozdziału: Usługodawca przesuwa termin usunięcia co najmniej do upływu okresu przejściowego oraz następującego po nim okresu na pobranie danych.

W Okresie bezpłatnym Przestrzeń Robocza obejmuje 50 GB miejsca na dokumenty i co najmniej 5 aktywnych Stanowisk. Udostępniany jest pełny zakres funkcji, w tym Funkcje AI. Aktywacja Planu w trakcie Okresu bezpłatnego zwiększa miejsce na dokumenty do wielkości wynikającej z Planu, a liczba Stanowisk wynosi tyle, ile wynika z Zamówienia, nie mniej jednak niż 5 do końca Okresu bezpłatnego. Aktywacja Planu nie skraca Okresu bezpłatnego.

Nie ma automatycznej płatności ani automatycznego przedłużenia. Usługodawca poinformuje Właściciela Przestrzeni o zbliżającym się przejściu w tryb tylko do odczytu oraz o zbliżającym się usunięciu danych, na adres podany przy rejestracji.

Termin usunięcia wynika z zasady ograniczenia przechowywania i jest zobowiązaniem Usługodawcy wobec administratora: po jego upływie Usługodawca nie przechowuje już powierzonych mu danych. Nie jest to natomiast termin przechowywania akt kancelarii ani ocena, jak długo kancelaria ma je przechowywać — własne obowiązki archiwalne kancelaria wykonuje na podstawie eksportu, który jest bezpłatny i dostępny przez cały Okres bezpłatny oraz przez następujące po nim 30 dób trybu tylko do odczytu, na zasadach opisanych w rozdziałach 14 i 15. Usługodawca uprzedza o zbliżającym się usunięciu; za pobranie danych przed upływem terminu odpowiada administrator.

9. Plany i zakres usługi

Akta CRM jest udostępniana w Planach. Plan określa zakres funkcji oraz limity, w granicach których działa Przestrzeń Robocza. Ceny Planów określa Cennik, który stanowi integralną część umowy odpłatnej.

W razie rozbieżności rozstrzyga w pierwszej kolejności Zamówienie, następnie — w sprawach cen i opłat — Cennik, a w pozostałym zakresie, w szczególności co do zakresu Planów i limitów, Regulamin.

Plan Kancelaria obejmuje: prowadzenie klientów i spraw we wszystkich udostępnionych typach spraw, wnioski wraz z generowaniem dokumentów i historią wersji, dokumenty, checklisty wymagań i strukturę folderów, terminy urzędów, wezwania, kalendarz, zadania i tablice kanban, portal klienta, pobieranie danych pracodawców po numerze NIP ze źródeł publicznych, role i uprawnienia, dziennik zmian, eksport oraz narzędzia służące realizacji obowiązków wynikających z RODO. Plan Kancelaria nie obejmuje Funkcji AI, z wyjątkiem odczytu danych z dokumentu tożsamości, który obejmuje w granicach limitu skanowanych stron wskazanego w tabeli poniżej.

Plan Kancelaria AI obejmuje zakres Planu Kancelaria, Funkcje AI oraz integrację ze skrzynką Gmail.

Plan Biuro B2B obejmuje zakres Planu Kancelaria AI, grupy spraw służące składaniu wniosków w imieniu jednego pracodawcy, import listy pracowników z pliku wraz z masowym zakładaniem spraw, a także wdrożenie oraz wsparcie w czasie reakcji uzgodnionym w Zamówieniu. Zakres Funkcji AI w tym Planie ustala Zamówienie.

Liczba spraw i klientów nie jest ograniczona w żadnym Planie.

Miejsce na dokumenty przysługuje całej kancelarii i nie zależy od liczby Stanowisk. Limit Zapytań AI nalicza się za każde aktywne Stanowisko i jest wspólny dla wszystkich użytkowników kancelarii. Do każdego Planu można dokupić Dodatkowe miejsce w pakietach po 100 GB.

Skanowaną stroną jest strona przekazana do odczytu, o którym mowa w rozdziale 10. Stronę nalicza się także wtedy, gdy odczyt nie doszedł do skutku albo nie doprowadził do wypełnienia żadnego pola; pierwsze powtórzenie odczytu tego samego obrazu w ciągu godziny nie jest naliczane. W Planach odpłatnych limit skanowanych stron nalicza się za każde Stanowisko, jest wspólny dla wszystkich użytkowników kancelarii i odnawia się co miesiąc. W Okresie bezpłatnym limit 60 stron przysługuje jeden raz dla danej organizacji na cały ten Okres i nie odnawia się. Limit skanowanych stron jest odrębny od limitu Zapytań AI i go nie pomniejsza.

Liczbę Stanowisk ustala się według liczby aktywnych kont użytkowników w Przestrzeni Roboczej.

Po wyczerpaniu limitu miejsca nie można dodawać kolejnych plików, a po wyczerpaniu liczby Stanowisk nie można aktywować kolejnych kont. Dane już wprowadzone pozostają dostępne i nie są usuwane z powodu wyczerpania limitu. Miejsce zwalnia usunięcie plików przez kancelarię albo dokupienie Dodatkowego miejsca.

W Okresie bezpłatnym Funkcje AI są dostępne niezależnie od Planu, do końca tego okresu. Jeżeli Plan nie obejmuje Funkcji AI, dostęp do nich kończy się wraz z Okresem bezpłatnym, a nie w chwili aktywacji Planu. Usługodawca informuje o tym przed aktywacją Planu.

Usługodawca stosuje techniczne zabezpieczenia przed nadmiernym obciążeniem, w tym ograniczenia częstotliwości i wielkości pojedynczych zapytań. Nie ograniczają one korzystania z usługi w granicach limitów określonych w niniejszym rozdziale. Wyjątkiem jest dobowy pułap skanowanych stron: rozkłada on limit skanowanych stron w czasie, nie zmniejszając go, i pozwala wykorzystać cały ten limit przed końcem okresu, za który przysługuje.

10. Funkcje AI

Funkcje AI obejmują asystenta odpowiadającego na pytania o sprawy, klientów i statystyki, podsumowania na karcie sprawy, klienta i pracodawcy, konsultacje z projektem oceny oraz odczyt danych z obrazu dokumentu tożsamości i zaproponowanie ich do karty klienta. Funkcje AI włącza Właściciel Przestrzeni dla całej kancelarii i może je w każdej chwili wyłączyć.

Odczyt danych z dokumentu tożsamości wymaga ponadto odrębnego włączenia przez Właściciela Przestrzeni albo administratora; włączenie pozostałych Funkcji AI nie jest zgodą na przekazanie dostawcy modelu obrazu dokumentu tożsamości. Odczyt jest wyłączony do czasu takiego włączenia. Jest on dostępny także w Planie Kancelaria, który pozostałych Funkcji AI nie obejmuje. Odczyt następuje wyłącznie na żądanie użytkownika, dla wskazanego przez niego obrazu; żaden dokument nie jest odczytywany automatycznie przy dodaniu pliku.

Limit Zapytań AI liczony jest w ruchomym oknie 24 godzin.

Wyniki działania modelu mają charakter pomocniczy. Podlegają weryfikacji przez użytkownika i nie zastępują profesjonalnej oceny prawnej ani kontroli poprawności dokumentów, terminów i decyzji. Usługodawca nie podejmuje wobec klientów kancelarii ani innych osób decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO.

Korzystając z Funkcji AI, użytkownik wchodzi w interakcję z systemem sztucznej inteligencji w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2024/1689; dostawcą tego systemu jest Usługodawca. Wyniki, które model wytworzył — podsumowania sprawy, klienta i pracodawcy, odpowiedzi asystenta, projekt oceny w konsultacji oraz dane odczytane z obrazu dokumentu tożsamości i przyjęte do karty klienta — Usługodawca oznacza jako wygenerowane przez model: w postaci czytelnej dla użytkownika oraz w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Oznaczenie w formacie nadającym się do odczytu maszynowego Usługodawca wprowadza najpóźniej do 2 grudnia 2026 r., zgodnie z art. 50 ust. 2 w związku z art. 111 ust. 4 tego rozporządzenia. Oznaczenie nie obejmuje danych, które model jedynie odczytał: rekordy spraw, klientów, pracodawców i konsultacji pozostają treścią wprowadzoną w Przestrzeni Roboczej, a odczytanie ich przez model nie czyni ich treścią wygenerowaną. Nie dotyczy to pól karty klienta wypełnionych danymi odczytanymi z obrazu dokumentu tożsamości: tych danych nie było w Przestrzeni Roboczej, zanim model odczytał obraz.

Oznaczenie danych odczytanych z dokumentu tożsamości obejmuje wyłącznie te pola karty klienta, które użytkownik przyjął z propozycji, i tylko pola z zamkniętego wykazu prowadzonego przez Usługodawcę; numer PESEL nie należy do tego wykazu i nie jest proponowany. Dla każdego takiego pola Usługodawca zapisuje wyłącznie: nazwę pola, stwierdzenie, że wartość pochodzi z odczytu maszynowego, źródło odczytu wraz z informacją, czy potwierdziła je cyfra kontrolna dokumentu, oznaczenie modelu oraz chwilę odczytu. Nie zapisuje odczytanej wartości ani tego, który użytkownik przyjął propozycję: wartość pozostaje w karcie klienta, a osobę działającą wskazuje dziennik zmian. Informacja o potwierdzeniu cyfrą kontrolną może dotyczyć wyłącznie numeru dokumentu, daty urodzenia i daty ważności dokumentu; pozostałych pól żadna cyfra kontrolna dokumentu nie obejmuje i nie są one przedstawiane jako zweryfikowane. Jedno pole ma jeden taki zapis — przyjęcie nowej propozycji zastępuje poprzedni, a historię zmian prowadzi dziennik zmian.

Do modelu przekazywany jest wyłącznie ograniczony zestaw pól, wyznaczony osobno dla każdego rodzaju rekordu. Zestaw ten pomija w szczególności numer PESEL, numery dokumentów tożsamości, datę i miejsce urodzenia, dane adresowe, pola opisowe oraz pola powiązane z art. 9 i art. 10 RODO. Dostawcę modelu wskazuje Załącznik nr 1 do DPA; jego zmiana następuje w trybie opisanym w DPA.

Treść pytania, które użytkownik wpisuje do asystenta, nie jest polem żadnego rekordu i nie obejmuje jej ograniczenie zestawu pól opisane w akapicie poprzedzającym. Pytanie jest przekazywane dostawcy modelu w całości, w brzmieniu nadanym mu przez użytkownika; za dane w nim umieszczone odpowiada użytkownik. Załącznik nr 1 do DPA wymienia treść pytań zadanych asystentowi osobno, obok zakresu pól przekazywanych dla poszczególnych rodzajów rekordów.

Obraz strony dokumentu tożsamości, którą użytkownik wskazał do odczytu, nie jest polem żadnego rekordu i nie obejmuje go ograniczenie zestawu pól opisane w akapicie poprzedzającym. Obraz jest przekazywany dostawcy modelu w całości, w postaci nadanej mu przez użytkownika, i zawiera wszystko, co na tej stronie widać — w tym dane, których ograniczenie zestawu pól nie dopuszcza w pozostałych Funkcjach AI: numer dokumentu tożsamości, datę i miejsce urodzenia, dane adresowe oraz, jeżeli strona go zawiera, numer PESEL. Wraz z obrazem nie jest przekazywany żaden rekord ani żadne pole z Przestrzeni Roboczej. To, który dokument i którą jego stronę przekazać, wybiera użytkownik i za dane na niej widoczne odpowiada użytkownik; Usługodawca nie wybiera ich za niego i nie usuwa ich z obrazu przed przekazaniem. Tekst, który model zwraca, obejmuje całą odczytaną stronę; Usługodawca nie zapisuje go w żadnym rekordzie ani w dzienniku, a do karty klienta trafiają wyłącznie pola przyjęte przez użytkownika.

11. Zawarcie umowy odpłatnej i Okres Abonamentowy

Korzystanie z Akta CRM po Okresie bezpłatnym wymaga zawarcia umowy odpłatnej.

Umowa odpłatna zawierana jest w drodze indywidualnego kontaktu. Usługodawca przesyła Właścicielowi Przestrzeni Zamówienie na adres e-mail. Zamówienie jest ofertą w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego i wiąże przez okres w nim wskazany.

Cennik jest udostępniany przed zawarciem umowy odpłatnej, w postaci pozwalającej na jego przechowywanie i odtwarzanie w zwykłym toku czynności, oraz publikowany pod adresem aktacrm.com/cennik. Wersję Cennika właściwą dla danego Zamówienia wskazuje to Zamówienie.

Umowa odpłatna zostaje zawarta z chwilą przyjęcia Zamówienia przez Właściciela Przestrzeni. Brak odpowiedzi na Zamówienie nie oznacza jego przyjęcia; art. 68² Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania. Ponieważ Zamówienie składane jest w drodze indywidualnej korespondencji elektronicznej, art. 66¹ § 1–3 Kodeksu cywilnego nie mają zastosowania, zgodnie z art. 66¹ § 4 tego Kodeksu.

Aktywacja Planu następuje po zaksięgowaniu płatności, nie później niż w następnym dniu roboczym. Zapłata nie jest warunkiem zawarcia umowy odpłatnej, lecz warunkiem rozpoczęcia świadczenia w ramach Planu.

Okres Abonamentowy trwa miesiąc albo rok, zgodnie z Zamówieniem. Jeżeli w chwili aktywacji Planu trwa Okres bezpłatny albo wcześniejszy Okres Abonamentowy, nowy Okres Abonamentowy liczy się od jego zakończenia — opłacony czas dodaje się do czasu już przysługującego Kancelarii, a nie zastępuje go.

W trakcie Okresu Abonamentowego można dokupić Stanowiska oraz Dodatkowe miejsce; cenę nalicza się proporcjonalnie do końca bieżącego Okresu. Zmiana na Plan o szerszym zakresie jest skuteczna po dopłacie różnicy, naliczonej proporcjonalnie do końca bieżącego Okresu. Zmniejszenie liczby Stanowisk oraz zmiana na Plan o węższym zakresie są skuteczne od kolejnego Okresu Abonamentowego i nie powodują zwrotu wynagrodzenia za Okres bieżący.

Nie ma automatycznej płatności ani automatycznego przedłużenia. Kolejny Okres Abonamentowy wymaga nowego Zamówienia.

12. Płatności i faktury

Ceny w Cenniku są cenami netto w złotych. Do ceny dolicza się podatek od towarów i usług, jeżeli jest należny, według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

Wynagrodzenie jest płatne z góry za cały Okres Abonamentowy, w terminie wskazanym na fakturze.

Faktury wystawiane są w postaci elektronicznej. Jeżeli wystawca podlega obowiązkowi korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, faktura jest doręczana przez ten system, a za dzień jej otrzymania uważa się dzień przydzielenia numeru identyfikującego fakturę w tym systemie.

Zapłata następuje na rachunek bankowy wskazany na fakturze.

13. Zakończenie Okresu Abonamentowego i brak płatności

Jeżeli przed upływem Okresu Abonamentowego nie dojdzie do zawarcia umowy na kolejny Okres, Przestrzeń Robocza przechodzi w tryb tylko do odczytu na 30 dób. Po upływie tego czasu jej zawartość podlega zweryfikowanemu usunięciu zgodnie z procedurą opisaną w DPA. Jeżeli Właściciel Przestrzeni zgłosi przeniesienie w trybie rozdziału 15, termin usunięcia nie uchybia terminom wynikającym z tego rozdziału.

Usługodawca informuje o zbliżającym się przejściu w tryb tylko do odczytu oraz o zbliżającym się usunięciu danych, na adres podany przy rejestracji.

W trybie tylko do odczytu pełny eksport danych jest dostępny bez dodatkowych opłat. Usługodawca nie wstrzymuje dostępu do danych ani ich wydania w celu wyegzekwowania zapłaty.

Usługodawca może wypowiedzieć umowę odpłatną ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez kancelarię, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszenia i wyznaczeniu odpowiedniego terminu. Wezwanie nie jest wymagane, jeżeli naruszenie zagraża bezpieczeństwu danych. Także w takim przypadku stosuje się tryb tylko do odczytu i eksport opisane powyżej.

Właściciel Przestrzeni może w każdej chwili zrezygnować z dalszego korzystania. Rezygnację składa się w formie dokumentowej — pocztą elektroniczną na adres wskazany w rozdziale 19 albo przez zgłoszenie w Przestrzeni Roboczej — i jest ona skuteczna z chwilą dojścia do Usługodawcy. Rezygnacja w trakcie opłaconego Okresu Abonamentowego nie powoduje zwrotu wynagrodzenia za ten Okres, chyba że jej przyczyną jest niewykonanie umowy przez Usługodawcę albo odmowa akceptacji zmiany materialnej; zwrot z tej drugiej przyczyny określa rozdział 20.

14. Tryb tylko do odczytu, eksport i zakończenie

W trybie tylko do odczytu aktywni użytkownicy mogą się zalogować i przeglądać dane. Właściciel Przestrzeni może dodatkowo zażądać pełnego eksportu, usunięcia Przestrzeni Roboczej, skontaktować się ze wsparciem lub uzgodnić dalsze korzystanie.

Właściciel Przestrzeni może zażądać wcześniejszego usunięcia po ponownym uwierzytelnieniu i wpisaniu dokładnej nazwy Przestrzeni Roboczej. Do chwili rozpoczęcia usuwania może anulować żądanie w wyznaczonym okresie, bez wydłużania granicy 60 dób od utworzenia Przestrzeni Roboczej, o której mowa w rozdziale 8, i z zachowaniem terminów wynikających z rozdziału 15.

Po zakończeniu usunięcia Usługodawca wystawia potwierdzenie usunięcia zgodnie z DPA.

15. Przeniesienie do innego dostawcy

Niniejszy rozdział wykonuje obowiązki wynikające z rozdziału VI rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854 (akt w sprawie danych).

Właściciel Przestrzeni może w każdej chwili rozpocząć przeniesienie danych do innego dostawcy albo do własnej infrastruktury. Zgłoszenie składa się w formie dokumentowej — pocztą elektroniczną na adres wskazany w rozdziale 19 albo przez zgłoszenie w Przestrzeni Roboczej.

Wypowiedzenie umowy w celu przeniesienia wymaga zachowania okresu wypowiedzenia nie dłuższego niż dwa miesiące.

W razie wypowiedzenia umowy w celu przeniesienia umowa ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia, a jeżeli okres przejściowy kończy się później — z upływem okresu przejściowego. Usługodawca zawiadamia Właściciela Przestrzeni o dniu rozwiązania umowy na adres podany przy rejestracji, niezwłocznie po ustaleniu tego dnia.

Okres przejściowy, w którym usługa działa równolegle z przenoszeniem, wynosi 30 dób od zgłoszenia. Na wniosek Właściciela Przestrzeni Usługodawca jednokrotnie przedłuża okres przejściowy o okres wskazany we wniosku jako właściwszy z uwagi na cele Właściciela Przestrzeni. Przedłużenie to nie zależy od oceny Usługodawcy, od wykazania niemożliwości technicznej ani od żadnej innej przesłanki.

Jeżeli dochowanie okresu przejściowego jest technicznie niemożliwe, Usługodawca powiadamia o tym Właściciela Przestrzeni w terminie 14 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia, uzasadnia techniczną niewykonalność i wskazuje zastępczy okres przejściowy, który nie przekracza siedmiu miesięcy od zgłoszenia.

W okresie przejściowym Usługodawca udziela Właścicielowi Przestrzeni oraz wskazanemu przez niego dostawcy uzasadnionej pomocy przy przeniesieniu: odpowiada na pytania o strukturę, formaty i identyfikatory wydanych danych, wskazuje sposób odczytania eksportu i potwierdza jego kompletność. Usługodawca wspiera także strategię odejścia Właściciela Przestrzeni: na jego wniosek uzgadnia harmonogram przeniesienia mieszczący się w okresie przejściowym i udostępnia eksport wielokrotnie, tak aby przeniesienie mogło zostać zweryfikowane przed rozwiązaniem umowy. Pomoc ta jest bezpłatna.

Po zakończeniu okresu przejściowego, a jeżeli umowa kończy się później — po zakończeniu umowy, dane pozostają dostępne do pobrania przez co najmniej 30 dób.

Eksport obejmuje pełny zestaw danych Przestrzeni Roboczej: rekordy jej tabel merytorycznych w formatach JSON i CSV, pliki i załączniki w postaci pierwotnej wraz z ich wykazem, dowody akceptacji dokumentów prawnych, wykaz integracji oraz manifest dziennika zmian. Dane strukturalne wydawane są w powszechnie używanych formatach nadających się do odczytu maszynowego.

Znane Usługodawcy ograniczenia techniczne przenoszenia i eksportu, wskazywane zgodnie z art. 26 lit. a) rozporządzenia (UE) 2023/2854, są następujące. Eksport nie obejmuje rekordów usuniętych do kosza i nieprzywróconych. Dziennik zmian wydawany jest jako manifest zawierający datę, rodzaj czynności, rodzaj i identyfikator rekordu, rodzaj i identyfikator działającego użytkownika oraz identyfikator korelacji, bez pozostałej treści wpisu. Nie są wydawane dane techniczne, które nie należą do akt kancelarii: kolejki wysyłkowe magazynu plików i skrzynki pocztowej, powiadomienia synchronizacji, stany autoryzacji integracji oraz wykaz obiektów osieroconych w magazynie plików; połączenie ze skrzynką Gmail wydawane jest w wykazie integracji, bez danych autoryzacyjnych. Powiązania między rekordami wydawane są w postaci identyfikatorów zapisanych w plikach JSON, a nie jako gotowe relacje.

Wydanie danych odbywa się z zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa: eksport przygotowywany jest po ponownym uwierzytelnieniu Właściciela Przestrzeni, udostępniany połączeniem szyfrowanym pod odnośnikiem o ograniczonym czasie ważności, a każde jego pobranie jest odnotowywane w dzienniku zmian.

Znane Usługodawcy zagrożenia dla ciągłości działalności kancelarii związane z przeniesieniem są następujące. Struktura folderów, checklisty wymagań, szablony wniosków i historia wersji dokumentów są właściwe dla Akta CRM i u innego dostawcy mogą nie mieć odpowiednika; ich odtworzenie należy do kancelarii. Odtworzenie powiązań między rekordami wymaga pracy po stronie dostawcy docelowego. Integracja ze skrzynką Gmail oraz Funkcje AI nie są przenoszone i kończą się wraz z rozwiązaniem umowy. Z chwilą rozwiązania umowy Akta CRM przestaje prowadzić terminy urzędów, wezwania i przypomnienia oraz przestaje je wysyłać, a ich pilnowanie wraca w całości do kancelarii; jest to najpoważniejsze z tych zagrożeń i Usługodawca zaleca uruchomienie własnego sposobu pilnowania terminów jeszcze przed końcem okresu przejściowego.

Przeniesienie i eksport są bezpłatne.

Informacje wymagane przez art. 28 rozporządzenia (UE) 2023/2854 Usługodawca udostępnia i na bieżąco aktualizuje pod adresem aktacrm.com/dpa/annex-1. Załącznik nr 1 do DPA wskazuje dla każdego podprocesora jurysdykcję, której podlega on jako podmiot, odrębnie od lokalizacji przetwarzania powierzonych mu danych, a także podstawę każdego przekazania poza Europejski Obszar Gospodarczy. Środki dotyczące żądań organów władzy publicznej, w tym zakres, w jakim Usługodawca nie rozstrzyga o żądaniach kierowanych bezpośrednio do podprocesorów, opisuje DPA; środki techniczne i organizacyjne opisuje Załącznik nr 2 do DPA.

Po upływie okresu na pobranie dane podlegają zweryfikowanemu usunięciu zgodnie z DPA.

16. Incydenty i naruszenia ochrony danych

Zgłoszenia bezpieczeństwa i podejrzenia naruszenia ochrony danych należy kierować na [email protected] albo przez dedykowane zgłoszenie w Przestrzeni Roboczej, wskazując techniczny identyfikator i kategorię danych, bez kopiowania zbędnej wrażliwej treści.

Usługodawca jako podmiot przetwarzający zawiadamia administratora o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, w terminie i zakresie opisanych w DPA, oraz udziela administratorowi pomocy w wykonaniu obowiązków z art. 33 i 34 RODO. Zgłoszenie do organu nadzorczego jest obowiązkiem administratora.

W uzasadnionych przypadkach Przestrzeń Robocza może zostać czasowo odizolowana na czas obsługi incydentu.

17. Zawieszenie, odzyskanie dostępu i wstrzymanie usunięcia

Usługodawca może zawiesić dostęp, jeżeli jest to konieczne dla bezpieczeństwa, obsługi incydentu, egzekwowania Regulaminu lub wykonania obowiązku prawnego. Odzyskanie dostępu może wymagać wsparcia i ponownego uwierzytelnienia.

Uzasadnione wstrzymanie usunięcia na potrzeby postępowania lub obrony roszczeń może czasowo zatrzymać usunięcie danych wyłącznie w niezbędnym zakresie. Nie przedłuża ono usługi ani nie daje użytkownikowi prawa do bezterminowego przechowywania całej Przestrzeni Roboczej.

18. Dostępność i odpowiedzialność

Usługa jest udostępniana bez gwarantowanego poziomu dostępności i bez gwarancji nieprzerwanego działania, zarówno w Okresie bezpłatnym, jak i w Okresie Abonamentowym.

Usługodawca może przeprowadzać prace serwisowe. Prace planowane wykonuje w miarę możliwości poza godzinami od 8:00 do 18:00 w dni robocze i zapowiada je z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin, na adres podany przy rejestracji albo komunikatem w Przestrzeni Roboczej. Prace pilne, konieczne dla bezpieczeństwa lub usunięcia awarii, mogą zostać wykonane bez zapowiedzi.

Akta CRM wspiera organizację pracy, ale nie zastępuje profesjonalnej oceny prawnej ani kontroli poprawności dokumentów, terminów i decyzji użytkownika.

Odpowiedzialność Usługodawcy wobec kancelarii z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez tę kancelarię w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące źródłem szkody i nie obejmuje utraconych korzyści.

Ograniczenie to nie ma zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie ani do odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć na mocy prawa. Nie ogranicza ono w szczególności odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą, wynikającej z art. 82 RODO, ani odpowiedzialności o charakterze administracyjnym. Nie ogranicza także bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta lub quasi-konsumenta.

19. Reklamacje i wsparcie

Pytania, zgłoszenia bezpieczeństwa i reklamacje można kierować na [email protected] albo przez zgłoszenie w Przestrzeni Roboczej. Zgłoszenie powinno umożliwiać identyfikację konta i opisywać problem bez ujawniania danych osób trzecich, jeżeli nie jest to konieczne.

Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga dłuższego czasu, Usługodawca w tym terminie informuje o przyczynie i wskazuje przewidywany termin odpowiedzi.

Czasy reakcji wsparcia właściwe dla poszczególnych Planów określa Cennik.

20. Zmiany Regulaminu i Cennika

Korekty redakcyjne, które nie wpływają na prawa i obowiązki, nie wymagają ponownej akceptacji.

Usługodawca może zmienić Regulamin wyłącznie z ważnych przyczyn. Ważnymi przyczynami są:

- zmiana przepisów prawa, rozpoczęcie ich stosowania albo zmiana ich wykładni wynikająca z orzeczenia sądu, decyzji lub wytycznych organu nadzorczego, Europejskiej Rady Ochrony Danych albo samorządu zawodowego, któremu podlega kancelaria — w zakresie, w jakim wymaga to zmiany Regulaminu;

- usunięcie sprzeczności wewnątrz Regulaminu albo między Regulaminem a DPA, załącznikami do DPA, Cennikiem lub informacją o prywatności;

- dostosowanie treści Regulaminu do rzeczywistego sposobu działania Akta CRM, jeżeli dotychczasowe brzmienie opisuje go nieściśle;

- zmiana zakresu, funkcji albo sposobu świadczenia usługi, w tym wprowadzenie nowych funkcji, zmiana Planów albo zaprzestanie świadczenia funkcji dotychczasowych;

- zmiana podprocesora, dostawcy infrastruktury albo narzędzia wskazanego w Regulaminie.

Regulamin nie ulega zmianie z przyczyny innej niż wskazana powyżej. Zmiana obejmuje wyłącznie te postanowienia Regulaminu, których dotyczy przyczyna zmiany.

O zmianie materialnej Właściciel Przestrzeni otrzyma trwałą kopię na adres podany przy rejestracji, nie później niż 14 dni przed dniem wejścia zmiany w życie. Jeżeli jednak Przestrzeń Robocza została utworzona już po opublikowaniu zmiany, Właściciel Przestrzeni otrzyma trwałą kopię niezwłocznie po jej utworzeniu, a wyprzedzenie wobec dnia wejścia zmiany w życie jest wtedy krótsze niż 14 dni. Od dnia wejścia w życie przy kolejnym dostępie zobaczy blokujący ekran akceptacji. Do czasu akceptacji pozostaną dostępne Regulamin, informacja o prywatności, DPA, wsparcie, eksport, usunięcie i wylogowanie. Odmowa pozwala pobrać dane i zakończyć korzystanie.

Odmowa akceptacji zmiany materialnej, wyrażona rezygnacją złożoną w trybie rozdziału 13 nie później niż w terminie 30 dni od dnia wejścia zmiany w życie, uprawnia Właściciela Przestrzeni do zwrotu części wynagrodzenia zapłaconego z góry za bieżący Okres Abonamentowy, w tym za Dodatkowe miejsce, równej iloczynowi wynagrodzenia przypadającego na jeden dzień tego Okresu oraz liczby dni pozostałych od dnia złożenia rezygnacji do końca tego Okresu. Zwrot następuje w terminie 14 dni od dnia złożenia rezygnacji, na rachunek, z którego dokonano zapłaty, albo na inny rachunek wskazany przez Właściciela Przestrzeni. Zwrot przysługuje wyłącznie z przyczyny wskazanej w zdaniu pierwszym; zasad zwrotu wynagrodzenia w pozostałych przypadkach, określonych w rozdziale 13, niniejszy akapit nie zmienia. Odmowa akceptacji zmiany materialnej DPA uprawnia do zwrotu na tych samych zasadach; zwrot z tytułu sprzeciwu wobec podprocesora określa § 9 ust. 4 DPA i niniejszy akapit go nie zmienia.

Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu. Cena uzgodniona w Zamówieniu obowiązuje przez cały opłacony Okres Abonamentowy, a nowa wersja Cennika ma zastosowanie wyłącznie do Okresów Abonamentowych rozpoczynających się po jej wejściu w życie.

Zmiana Załącznika nr 1 do DPA następuje w trybie opisanym w DPA i nie stanowi zmiany Regulaminu.

21. Prawo właściwe

Do Regulaminu stosuje się prawo polskie, z zachowaniem ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów właściwych dla użytkownika.

22. Ciągłość usługi, spory i postanowienia końcowe

Przeniesienie praw i obowiązków Usługodawcy wynikających z umowy na inny podmiot wymaga zgody Właściciela Przestrzeni. Usługodawca zawiadamia o zamierzonym przeniesieniu z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, wskazując podmiot, na który umowa miałaby zostać przeniesiona. Do czasu udzielenia zgody stroną umowy pozostaje Usługodawca.

Jeżeli Usługodawca trwale zaprzestaje świadczenia usługi, zawiadamia o tym Właściciela Przestrzeni na adres podany przy rejestracji i umożliwia pobranie danych na zasadach i w terminach określonych w rozdziale 15.

Strony dążą do polubownego rozwiązania sporu. Przed wytoczeniem powództwa strona kieruje do drugiej strony wezwanie wskazujące żądanie i jego podstawę, a druga strona udziela odpowiedzi w terminie 30 dni od otrzymania wezwania. Wystąpienie z wezwaniem nie jest warunkiem dopuszczalności powództwa i nie wstrzymuje biegu terminów.

Regulamin nie zawiera umowy o właściwość sądu. O właściwości sądu rozstrzygają przepisy Kodeksu postępowania cywilnego; kancelaria może wytoczyć powództwo przed sąd miejsca zamieszkania Usługodawcy albo, na podstawie art. 34 tego Kodeksu, przed sąd miejsca, w którym usługa jest świadczona.

Jeżeli poszczególne postanowienie Regulaminu okaże się nieważne albo bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. W miejsce postanowienia nieważnego albo bezskutecznego stosuje się właściwy przepis prawa, a w jego braku — postanowienie najbliższe celowi gospodarczemu postanowienia zastąpionego.