Dane w wielu miejscach
Status sprawy w Excelu, dokumenty na dysku, ustalenia w skrzynce. Nikt nie widzi całości sprawy bez przeszukiwania kilku narzędzi.
Akta CRM: sprawy cudzoziemców w jednym systemie
CRM dla kancelarii legalizacyjnych z AI: asystent odpowiada na pytania o sprawy, a zdjęcie dokumentu wypełnia kartotekę. Ty tylko zatwierdzasz.
ALERT TERMINU
Anna Kowalska
Karta Pobytu wygasa wkrótce
18 dni zostało- Portal klienta
- Gotowe pakiety wniosku
- Kalendarz terminów urzędów
- Integracja z Gmail
- Rejestry firm po NIP
- Asystent AI
Problemy, które rozwiązuje Akta CRM
Kancelarie imigracyjne pracują pod presją terminów i oczekiwań klientów. Akta CRM porządkuje pracę tam, gdzie arkusze i foldery nie wystarczają.
Terminy urzędów pod presją
Wezwania i daty składania wniosków giną w skrzynce. Jeden przeoczony termin opóźnia postępowanie o tygodnie.
Powtarzalne pytania klientów
„Jaki jest status?”, „Co mam dostarczyć?” — zespół odpowiada na to samo codziennie, zamiast prowadzić sprawy.
Brak kontroli nad kompletnością akt
Bez checklisty trudno ocenić, czego brakuje. Kancelaria dowiaduje się o luce, gdy urząd odrzuci wniosek.
Co obejmuje system
Pełny zakres pracy kancelarii imigracyjnej: od kartoteki i spraw, przez dokumenty i Gmail, po portal klienta i terminy urzędów.
Dokumenty i wymagania
Gotowe checklisty pod typowe sprawy, własne pozycje i listy dla dowolnego typu. Klient uzupełnia braki w portalu, zespół akceptuje pliki.
Wniosek na sprawie
Gotowe pakiety wniosku. Prowadzisz kompletność danych, generujesz PDF, weryfikujesz ręcznie i składasz pakiet z historią wersji.
Kalendarz i zadania
Wizyty w urzędzie, wezwania, terminy spraw i zadania: wspólny kalendarz oraz tablice kanban dla całego zespołu.
Plus: portal klienta, Gmail przy sprawie, dane pracodawców po NIP z Białej listy VAT, KRS i CEIDG, panel główny, struktura folderów na sprawie, raporty i centrum powiadomień.
AI w kancelarii
Dwa zastosowania: asystent, który odpowiada zwykłym zdaniem na pytania o dane Twojej kancelarii, oraz odczyt strony dokumentu tożsamości, który proponuje wypełnienie kartoteki. Każde włącza właściciel — dobrowolnie i osobnym przełącznikiem.
„Ile wniosków złożyliśmy w tym miesiącu?”
W tym miesiącu złożono 14 wniosków. Najwięcej dotyczyło zezwoleń na pracę.
Źródło: dane Twojej kancelarii
„Które sprawy mają aktywne wezwanie?”
Cztery sprawy mają aktywne wezwanie. Najbliższy termin odpowiedzi mija za 6 dni.
Źródło: dane Twojej kancelarii
Odczyt dokumentu tożsamości
Fotografujesz stronę paszportu albo karty pobytu. System odczytuje dane i proponuje je do kartoteki, a Ty zatwierdzasz każde pole.
Zrób zdjęcie strony z danymi
Paszport albo karta pobytu, z telefonu lub z pliku.
Przejrzyj, co odczytał system
Numer i daty dokumentu, nazwisko i imiona, obywatelstwo. Każde pole osobno, obok wartości, która już jest w karcie.
Zatwierdź to, co się zgadza
Jedno kliknięcie na pole. To, co ma już inną wartość, zostaje bez zmian, dopóki nie potwierdzisz.
Propozycje z dokumentu
- Użyj
Numer dokumentu
L898902C3
zgodne z kodem dokumentu
- Użyj
Data urodzenia
12.08.1974
zgodne z kodem dokumentu
- Użyj
Nazwisko
ERIKSSON
porównaj z oryginałem
- Zastąp
Imiona
ANNA MARIA
porównaj z oryginałem
W karcie jest już „Anna”. Zostaje, dopóki nie potwierdzisz.
Co trafia do modelu, a co nie
Asystent i podsumowania
- Do modelu trafia
- Tylko wybrane pola rekordu.
- Nie trafia
- PESEL, numery dokumentów, adresy, notatki oraz dane o zdrowiu i karalności. System odcina je, zanim cokolwiek trafi do modelu.
Odczyt dokumentu
- Do modelu trafia
- Zdjęcie jednej strony w całości, ze wszystkim, co na niej widać, w tym zdjęcie twarzy, a czasem numer PESEL.
- Nie trafia
- Nic z kartoteki: ani imię, ani nazwisko, ani numer sprawy. Odczytanego tekstu nie zapisujemy.
Obie funkcje są domyślnie wyłączone i włącza je właściciel kancelarii, odczyt dokumentu osobnym przełącznikiem. Model pracuje u dostawcy w Unii Europejskiej i nie zapamiętuje rozmów, podsumowań ani odczytanego tekstu. Poddostawców, także poza Unią, wymienia Załącznik nr 1 do DPA.
Dwa moduły integracji
Połącz kancelarię z narzędziami, których używasz: Gmail i polskie rejestry firm są wbudowane bezpośrednio w CRM.
Gmail
Gmail w sprawie klienta
- Synchronizacja skrzynki i wiadomości korespondencji do CRM
- Automatyczne i ręczne przypisywanie wiadomości do spraw
- Pisanie, odpowiadanie i przekazywanie wiadomości z poziomu sprawy
Biała lista VAT
KRS
CEIDG
Rejestry firm po NIP
- Wyszukiwanie pracodawców po NIP z Białej listy VAT, KRS i CEIDG
- Automatyczne uzupełnianie nazwy, adresu, REGON, KRS i formy prawnej
- Podgląd szczegółów pracodawcy i zarządzanie kartoteką kontrahentów
Jak to działa
Od formularza i potwierdzenia e-maila do gotowej przestrzeni roboczej z 30 dniami bezpłatnej pracy.
Utwórz przestrzeń roboczą
Podajesz dane kancelarii, akceptujesz Regulamin i umowę powierzenia, a następnie wybierasz hasło albo Google.
Bez ręcznego zatwierdzenia. E-mail i NIP są weryfikowane przez serwer.
Potwierdź konto
Po potwierdzeniu e-maila serwer tworzy przestrzeń roboczą, zapisuje trwałą kopię zaakceptowanych dokumentów i wysyła potwierdzenie prawne.
Samo wysłanie formularza nie aktywuje przestrzeni roboczej.
Poznaj system
Możesz od razu prowadzić prawdziwe sprawy albo wczytać przykładowe dane z ustawień. Zespół zapraszasz bezpiecznymi linkami.
Przez 30 dni masz pełny dostęp, kolejne 30 dni to tylko odczyt i eksport.
Poproś o przedłużenie
Potrzebujesz więcej czasu? Napisz do nas przed końcem okresu próbnego, a przedłużymy dostęp bez utraty danych.
Każde przedłużenie ustalamy osobno, nie ma automatycznego odnowienia.
Bezpieczeństwo danych
Cztery fakty, które możesz sprawdzić przed założeniem konta — bez deklaracji na słowo.
Umowa powierzenia jawna przed rejestracją
Pełna treść DPA i obu załączników jest pod aktacrm.com/dpa. Czytasz ją przed założeniem konta, nie po podpisaniu.
Baza i dokumenty w UE
Główna baza działa w regionie UE, dokumenty w prywatnym Cloudflare R2 z jurysdykcją UE. Listę podprocesorów przekazujemy przed uruchomieniem danych rzeczywistych.
Eksport danych bez blokad
Właściciel pobiera pełny eksport klientów, spraw i dokumentów w dowolnym momencie, także po okresie bezpłatnym. Wyjście z systemu nie wymaga naszej zgody.
Oddzielne obszary kancelarii
Każda kancelaria pracuje w osobnym obszarze danych. Użytkownik widzi wyłącznie to, do czego uprawnienia nadał mu właściciel.
Wszystkie cztery punkty możesz sprawdzić przed założeniem konta — a warunki wyjścia znasz, zanim wprowadzisz pierwszą sprawę.
Przejrzyste ceny za stanowisko
Płacisz za osoby, które realnie pracują w systemie, a nie za liczbę spraw. Rozliczenie roczne to dwanaście miesięcy w cenie dziesięciu.
- Nielimitowana liczba spraw i klientów w każdym planie
- Miejsce na dokumenty przysługuje całej kancelarii — nie zależy od liczby stanowisk
- Limit zapytań AI sumuje się z każdym stanowiskiem i jest wspólny dla zespołu
- Dodatkowe miejsce: pakiet 100 GB za 39 zł netto miesięcznie
- Wszystkie typy spraw dostępne od razu, bez dopłat za moduły
- Bez opłaty wdrożeniowej — pomagamy przenieść kartoteki klientów, pracodawców i spraw
Każdy plan zaczyna się od 30 dni bezpłatnie
Pełny system i rzeczywiste sprawy od pierwszego dnia, bez karty płatniczej i bez ręcznego zatwierdzania. Umowę powierzenia (DPA) zawierasz przy rejestracji.
W okresie bezpłatnym: 50 GB miejsca na dokumenty i do 5 aktywnych stanowisk. Każdy plan płatny zwiększa miejsce na dokumenty, a liczba stanowisk wynika z tego, ile ich wykupisz. Po 30 dniach 30 dni tylko do odczytu na eksport, po 60 dniach usunięcie danych. Bez automatycznej opłaty i bez automatycznego przedłużenia.
Podstawa
Kancelaria
Dla jednoosobowej działalności i małego zespołu.
99 zł
Zacznij z planem Kancelarianetto / stanowisko / mies.
990 zł netto / stanowisko / rok
Pełny warsztat pracy nad sprawami:
- Klienci i sprawy — 18 typów, z zezwoleniami na pracę A–E i sezonowym
- Wnioski na sprawie: gotowe pakiety, generowanie PDF, historia wersji
- Dokumenty, checklisty wymagań i struktura folderów
- Terminy urzędów, wezwania, kalendarz, zadania i tablice kanban
- Portal klienta
- Dane pracodawców po NIP: Biała lista VAT, KRS, CEIDG
- Role i uprawnienia, dziennik zmian, eksport, narzędzia RODO
Miejsce na dokumenty: 100 GB na kancelarię
Bez funkcji AI
Polecany na start
Kancelaria AI
Dla zespołu prowadzącego stały potok spraw.
199 zł
Zacznij z planem Kancelaria AInetto / stanowisko / mies.
1 990 zł netto / stanowisko / rok
Wszystko z planu Kancelaria oraz:
- Asystent AI odpowiadający na pytania o sprawy, klientów i statystyki
- Podsumowania AI na karcie sprawy, klienta i pracodawcy
- Konsultacje z projektem oceny przygotowanym przez AI
- Integracja z Gmail: synchronizacja i wysyłka przy sprawie
- Dane szczególnych kategorii wyłączane z zapytań tekstowych, zanim trafią do modelu
- Funkcje AI włącza właściciel, dla całej kancelarii, w dowolnym momencie
- Priorytetowe wsparcie
Miejsce na dokumenty: 200 GB na kancelarię
Zapytania AI: 50 dziennie × liczba stanowisk
Dla pracodawców
Biuro B2B
Dla obsługi pracodawców i agencji — od dziesięciu stanowisk zwykle korzystniej.
od 1 990 zł
netto / mies. za kancelarię
19 900 zł netto / rok, bez limitu stanowisk
Wszystko z planu Kancelaria AI oraz:
- Grupy spraw: masowe wnioski w imieniu jednego pracodawcy
- Import listy pracowników z pliku i masowe zakładanie spraw
- Bez limitu stanowisk w kancelarii
- Wdrożenie: konfiguracja typów spraw i szablonów wymagań
- Uzgodniony czas reakcji wsparcia
Miejsce na dokumenty: 1 TB na kancelarię
Zapytania AI: ustalane indywidualnie
Ceny netto, bez podatku VAT. Okres bezpłatny trwa 30 dni, potem przez kolejne 30 dni przestrzeń robocza działa w trybie tylko do odczytu z możliwością eksportu. Dalsze korzystanie uzgadniamy odrębną umową. Nie ma automatycznej płatności ani automatycznego przedłużenia.
Często zadawane pytania
Sześć tematów. Wybierz temat albo przewiń listę.
Start i wdrożenie
Okres bezpłatny i ceny
Terminy i praca zespołu
Dokumenty i checklisty
Portal klienta i integracje
Dane, DPA i AI
Umów prezentację Akta CRM
Wyślij prośbę o kontakt w sprawie prezentacji. Nie dodajemy integracji kalendarzowej, termin ustalimy w odpowiedzi.
- Opisujesz potrzeby kancelarii i dogodny sposób kontaktu.
- Kontaktujemy się, aby ustalić zakres prezentacji.
- Prezentacja nie zastępuje samodzielnej rejestracji i nie tworzy konta.
Wolisz zacząć samodzielnie? Wypróbuj bezpłatnie.